- La regla de oro de la deducibilidad
- Oficina y vivienda como espacio de trabajo
- Vehículo, combustible y desplazamientos
- Servicios profesionales contratados
- Tecnología, software y herramientas
- Formación, libros y eventos
- Dietas y manutención
- Otros gastos habituales
- Gastos que NUNCA son deducibles
- Preguntas frecuentes
La regla de oro de la deducibilidad
Para que Hacienda acepte un gasto como deducible, tiene que cumplir cuatro condiciones simultáneamente:
- 1. Vinculación con la actividad. El gasto debe ser necesario o, al menos, conveniente para tu actividad económica. Una cena con un cliente sí; una cena con tu familia, no.
- 2. Justificación documental. Tiene que existir una factura completa (no ticket) a tu nombre, con todos los datos obligatorios. Sin factura, no hay deducción.
- 3. Registro contable. Anotado en tu libro de gastos del trimestre correspondiente.
- 4. Imputación temporal. En el ejercicio en que se devenga el gasto, no cuando se paga.
Si un gasto cumple los cuatro requisitos, es deducible. Si falla en alguno, Hacienda lo puede rechazar. Y cuidado: el peso de la prueba lo tienes tú, no Hacienda.
Siempre pide factura con tus datos, nunca ticket. Aunque sea para un café de 1,50 €, si no lleva tu NIF, no es deducible. Para gastos pequeños recurrentes (combustible, parking) muchas gasolineras y aparcamientos emiten factura simplificada con NIF si lo pides.
Oficina y vivienda como espacio de trabajo
| Gasto | % deducible | Requisitos |
|---|---|---|
| Alquiler de local profesional | 100% | Factura del arrendador con retención del 19% (si es persona física) |
| Suministros del local (luz, agua, gas) | 100% | Factura a nombre del autónomo |
| Vivienda habitual como oficina (% afecto) | % que destinas a la actividad | Comunicado a Hacienda en modelo 036/037, proporcional a m² |
| Suministros vivienda habitual (luz, agua, internet) | 30% del % afecto | Ejemplo: 50% afecto × 30% = 15% del gasto deducible |
| Coworking o espacio compartido | 100% | Factura del coworking |
| Limpieza del espacio profesional | 100% | Factura del servicio de limpieza |
Vehículo, combustible y desplazamientos
El gasto más conflictivo del autónomo. La regla general es muy estricta:
| Caso | % deducible | Observaciones |
|---|---|---|
| Vehículo afecto exclusivamente a la actividad | 100% | Solo si demuestras uso 100% profesional (taxi, transportista, repartidor, comercial con vehículo de empresa) |
| Vehículo turismo de uso mixto | 0% IRPF / 50% IVA | El IRPF lo rechaza Hacienda salvo prueba muy sólida. El IVA sí permite el 50% por defecto |
| Combustible (uso mixto) | 50% IVA / 0% IRPF | Misma regla que el vehículo |
| Combustible vehículo afecto 100% | 100% | Solo profesiones expresamente reconocidas |
| Mantenimiento, reparaciones, seguro | Mismo % que el vehículo | Si vehículo es 50% IVA, mantenimiento también |
| Aparcamientos en desplazamientos profesionales | 100% | Factura con NIF a nombre del autónomo |
| Transporte público para desplazamientos | 100% | Factura nominativa |
| Peajes | 100% | Si se justifica desplazamiento profesional |
Servicios profesionales contratados
| Gasto | % deducible | Notas |
|---|---|---|
| Asesoría fiscal y contable | 100% | Si retención: con factura con retención |
| Abogados | 100% | Vinculados a tu actividad |
| Notario y registros | 100% | De gestiones profesionales |
| Diseñador o agencia | 100% | Para tu marca, web, materiales |
| Otros autónomos colaboradores | 100% | Subcontratación de trabajo |
| Seguros profesionales (RC, multirriesgo) | 100% | Si están vinculados a la actividad |
Tecnología, software y herramientas
| Gasto | % deducible | Notas |
|---|---|---|
| Software de facturación, contabilidad, CRM | 100% | Suscripciones SaaS incluidas |
| Hosting, dominios, servicios cloud | 100% | Para tu web profesional |
| Ordenador, portátil, monitor | 100% amortización | Activo amortizable a 4-8 años según tabla AEAT |
| Móvil profesional | 100% | Si está afecto 100% a la actividad |
| Línea de móvil compartida | % justificado | Difícil de defender, justifica con facturas detalladas |
| Equipos pequeños (impresoras, periféricos) | 100% gasto directo si <300€ | Si supera ese importe, amortización |
Formación, libros y eventos
| Gasto | % deducible | Requisitos |
|---|---|---|
| Cursos y formaciones profesionales | 100% | Vinculados a tu actividad o que la mejoren |
| Libros profesionales y suscripciones | 100% | Técnicos de tu área |
| Congresos y eventos del sector | 100% | Inscripción, desplazamiento, alojamiento |
| Idiomas (si los necesitas para trabajar) | 100% | Justifica con clientes internacionales o documentación |
| Coaching profesional | 100% | Si está orientado a tu desarrollo profesional |
Dietas y manutención
Hacienda admite la deducción de gastos de manutención y dietas siempre que cumplan estos requisitos:
- Vinculadas a la actividad económica (no puedes deducir cenas familiares).
- Pagadas por medios electrónicos (tarjeta, transferencia). Pagos en efectivo no se aceptan.
- Con factura completa a nombre del autónomo.
- Dentro de los límites legales.
| Tipo de dieta | Límite diario |
|---|---|
| Manutención en España, sin pernocta | 26,67 € |
| Manutención en España, con pernocta | 53,34 € |
| Manutención en el extranjero, sin pernocta | 48,08 € |
| Manutención en el extranjero, con pernocta | 91,35 € |
Otros gastos habituales
| Gasto | % deducible | Notas |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA) | 100% | El gasto más fácil |
| Material de oficina | 100% | Folios, bolígrafos, etiquetas, etc. |
| Marketing y publicidad | 100% | Anuncios online, vallas, etc. |
| Comisiones bancarias de cuenta profesional | 100% | Si la cuenta es solo de la actividad |
| Cuotas de colegios profesionales | 100% | Si la colegiación es obligatoria |
| Cuotas de asociaciones profesionales | 100% | Si están vinculadas al sector |
| Suministros de oficina (toner, papel) | 100% | Con factura |
| Servicios de mensajería y envíos | 100% | Vinculados a la actividad |
Gastos que NUNCA son deducibles
- Multas y sanciones. Tráfico, fiscales, administrativas. Aunque sean del coche que usas para trabajar.
- Donaciones políticas o sindicales. No tienen vinculación con la actividad.
- Regalos a clientes superiores a 1% de facturación. Existe límite anual.
- Gastos personales aunque pagues con tarjeta profesional. La forma de pago no convierte un gasto personal en deducible.
- Ropa común (que no sea uniforme específico de la actividad).
- Gastos en efectivo superiores a 1.000 €. Limitación legal por blanqueo.
Los regalos promocionales con el nombre o logo de tu empresa sí son deducibles (hasta el 1% de tus ingresos del año). Los regalos de empresa sin logo, en general, no.
Preguntas frecuentes
¿Una cena de trabajo con un cliente es deducible?
Sí, las comidas con clientes son deducibles bajo dos condiciones estrictas: pagarse con medio electrónico (no en efectivo) y disponer de factura con NIF a tu nombre que justifique la vinculación con la actividad.
Es buena práctica anotar en la factura el nombre del cliente y el motivo de la reunión, para tenerlo claro si hay inspección.
¿Puedo deducir un porcentaje del alquiler de mi piso si trabajo desde casa?
Sí, pero con varios pasos previos. Primero debes comunicar a Hacienda en el modelo 036 o 037 el porcentaje de tu vivienda que destinas a la actividad (calculado por metros cuadrados).
Luego puedes deducir ese porcentaje del alquiler. Por ejemplo: 80m² casa, 20m² oficina = 25% afecto. Si pagas 1.000 € de alquiler, deduces 250 € al mes.
Recuerda que para los suministros se aplica además un coeficiente reductor del 30% sobre la parte afecta.
¿La ropa de trabajo es deducible?
Solo si es uniforme específico de la actividad: bata de médico, mono de obra, traje de azafata con logo.
La ropa de calle, aunque la uses solo para reuniones de trabajo, NO es deducible. La razón: Hacienda considera que la ropa convencional tiene uso personal incluso si la usas profesionalmente.
Si compro un ordenador de 1.500 €, ¿lo deduzco entero el primer año?
No, los bienes de inversión (cualquier elemento con valor superior a 300 € y vida útil mayor a 1 año) se amortizan.
El ordenador concretamente se amortiza en 4-8 años según la tabla simplificada de la AEAT. En la práctica, deduces aproximadamente 25% del valor cada año durante 4 años (con la tabla simplificada al 25%).
¿Las facturas que pago con tarjeta personal son deducibles?
Sí, el método de pago no afecta a la deducibilidad. Lo que importa es que la factura esté a nombre del autónomo y el gasto sea vinculado a la actividad.
Sin embargo, lo recomendable es tener una cuenta separada para tu actividad y pagar todos los gastos profesionales desde ahí, porque facilita mucho la contabilidad y deja un rastro más limpio.
Si me he olvidado de deducir un gasto en un trimestre, ¿puedo recuperarlo después?
Sí, puedes incluirlo en el siguiente modelo 303 o 130 si fue del mismo año fiscal.
Si el gasto es de un ejercicio cerrado, puedes pedir una rectificación de autoliquidación a la AEAT para recuperar el IVA y el IRPF perdidos. El plazo para rectificar es 4 años desde la presentación original.