Las 4 reglas básicas
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) marca cuatro reglas que toda numeración de facturas debe cumplir:
- 1. Correlativa. Cada factura tiene un número único y consecutivo dentro de su serie.
- 2. Sin huecos. No puede faltar ningún número. Si emites la 0001 y la 0003, falta la 0002 y Hacienda querrá saber por qué.
- 3. Cronológica. Las fechas de emisión deben seguir el orden de la numeración. No puede haber facturas con fecha posterior y número menor.
- 4. Permanente. Una vez emitida, la factura no se borra. Si te equivocas, emites una rectificativa.
Con la entrada en vigor de Verifactu, la correlatividad ya no es solo una obligación legal sino una obligación técnica: tu software no te permitirá emitir facturas fuera de orden ni borrar las existentes.
Cómo usar series de facturas
Puedes usar varias series simultáneas, siempre que cada una sea correlativa internamente. Hay dos razones principales para separar series:
- Tipo de operación. Una serie para facturas normales, otra para rectificativas, otra para exportaciones, etc.
- Tipo de cliente. Una serie para particulares (simplificadas), otra para empresas (completas).
Lo que no se puede hacer:
- Saltar entre series sin lógica. Si usas "A/" y "B/", debe haber una razón objetiva.
- Crear series ad-hoc para esconder facturas problemáticas.
- Mezclar facturas rectificativas con facturas normales en la misma serie.
Formatos recomendados
El reglamento no impone un formato específico, pero estos son los más habituales y aceptados:
| Formato | Ejemplo | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Numérico simple | 0001, 0002... | Negocios pequeños, una sola serie |
| Año + correlativo | 2026-0001, 2026-0002 | Reinicio anual claro |
| Serie + año + correlativo | A/2026/0001, A/2026/0002 | Multi-serie estándar (recomendado) |
| Año/mes/correlativo | 2026-05-0001 | Alto volumen, fácil archivo |
El formato A/2026/0001 es el más usado por software profesional porque permite varias series simultáneas, reinicio anual y ordenación cronológica clara.
Reiniciar la numeración cada año
El reinicio anual es legal y muy recomendado. Empezar cada 1 de enero por el número 0001 (con el año diferenciado en el código) tiene ventajas:
- Facilita el archivo y la búsqueda por ejercicio fiscal.
- Evita números muy largos tras varios años de actividad.
- Hace evidente cuál es la primera factura del año (importante para el cierre fiscal).
El reinicio no se hace mediante un nuevo correlativo simple (volver del 0500 al 0001 sin más), sino incluyendo el año en el código:
Diciembre 2025: A/2025/0500 → Enero 2026: A/2026/0001. El año en el código identifica claramente que es una serie nueva, no un salto en la antigua.
Numeración de rectificativas
Las facturas rectificativas tienen obligatoriamente su propia serie. No pueden mezclarse con las facturas normales.
Formatos típicos para rectificativas:
- R/2026/0001, R/2026/0002... — La opción más clara.
- REC-2026-0001 — Variante explícita.
- A/2026/0001-R — Vinculada a la original (menos recomendable, complica la auditoría).
Cada rectificativa debe identificar claramente la factura original que rectifica (número y fecha) y el motivo de la rectificación.
Qué hacer si hay un hueco en la numeración
Un hueco siempre llama la atención de Hacienda en una inspección. Si tienes facturas 0001, 0002, 0004 (falta la 0003), debes justificarlo.
Opciones según el motivo del hueco:
- Error técnico del software. Pide a tu proveedor un certificado del incidente. Conserva logs si los hay.
- Cambio de software. Comunícalo a Hacienda en el modelo 036, explicando que la serie continúa o se inicia otra nueva.
- Factura anulada antes de emitirse. Si fue solo un borrador, no es un hueco real. Si llegó a registrarse en Verifactu, hay que emitir rectificativa.
- Pérdida real de información. Comunícalo a Hacienda lo antes posible (modelo 036) para que no se considere ocultación.
Saltarte un número y seguir como si nada. Cuando Hacienda lo detecte (vía cruce con clientes o el modelo 347), te exigirá explicaciones y sanciones por presunción de ocultación.
Errores típicos en la numeración
- Numeración no correlativa. Salir del orden temporal: emitir la 0005 con fecha de junio y luego la 0006 con fecha de mayo.
- Repetir número. Dos facturas con el mismo número. Imposible legalmente, pero pasa con cambios de software.
- Numerar borradores. Si tu software te da un número antes de emitir, no debes usar ese número para nada. La numeración correlativa solo aplica a facturas emitidas.
- Reiniciar mid-year sin justificación. Volver al 0001 en julio sin un motivo claro (cambio de software, cambio de actividad) genera dudas.
- Mezclar formatos. Pasar de "0001" a "F-2026-001" sin avisar. Hacienda lo lee como dos series distintas que generan dos secuencias paralelas confusas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo empezar mi numeración por un número distinto de 0001?
Sí, no hay obligación de empezar por 0001. Algunos negocios empiezan por números altos (como 1000 o 10000) por razones estéticas o para ocultar que están empezando.
Es legal siempre que sea correlativo y consecutivo a partir de ese número.
Si cambio de software, ¿puedo empezar otra vez por 0001?
Sí, pero con dos opciones limpias: continuar la serie antigua donde se quedó (si el software nuevo lo permite), o iniciar una serie nueva con un código que la diferencie claramente.
Por ejemplo, si venías con A/2025/0150, en el software nuevo puedes empezar B/2026/0001. Lo que no puedes hacer es reiniciar en A/2026/0001 sin distinguirlo de la serie antigua.
¿Tengo que numerar los presupuestos también?
No, los presupuestos no son facturas y no están sujetos a la obligación de numeración correlativa. Puedes numerarlos como prefieras (incluso con saltos) o no numerarlos.
La obligación legal se aplica solo a facturas emitidas. Eso sí, tu software puede tener una serie de presupuestos paralela por orden interno, pero no es legal.
¿Las facturas proforma cuentan en la numeración?
No. Una factura proforma no es una factura legal: es un documento preliminar sin validez fiscal. No se registra en libros de IVA, no genera obligación de declaración y no debe llevar numeración correlativa de facturas.
Usa una numeración separada (PROF-2026-001 por ejemplo) para tus proformas.
Si tengo dos actividades distintas, ¿debo separar series?
No es obligatorio, pero es muy recomendable. Si tienes varios epígrafes de actividad económica, separar series facilita la presentación de modelos y la auditoría.
Por ejemplo, A/ para tu actividad principal de consultoría y B/ para tu actividad de formación. Cada una debe ser correlativa internamente.