Los tres elementos que no puedes saltarte
1. El formato Facturae. No es un PDF ni un Word: es un fichero XML con una estructura definida y firmado electrónicamente con un certificado válido. La firma es lo que le da validez; sin ella, el sistema la rechaza.
2. El punto de entrada. FACe es el punto general de la Administración General del Estado y de muchísimas entidades locales y autonómicas. Pero algunas comunidades y ayuntamientos grandes tienen el suyo propio. Pregunta siempre antes de presentar: enviar al sitio equivocado equivale a no haber presentado.
3. Los códigos DIR3. Son los que dirigen tu factura dentro del laberinto administrativo:
| Código | Qué identifica | Quién te lo da |
|---|---|---|
| Oficina contable | Quién contabiliza la factura | El organismo |
| Órgano gestor | Quién ha contratado el servicio | El organismo |
| Unidad tramitadora | Quién tramita el pago | El organismo |
Estos tres códigos son la causa número uno de rechazo. No te los inventes ni los copies de otra factura: pídelos por escrito al contacto que te adjudicó el trabajo, y guárdalos para las siguientes.
El proceso, paso a paso
- Consigue los datos antes de emitir: NIF del organismo, número de expediente o contrato y los tres códigos DIR3.
- Genera la factura en Facturae desde tu programa de facturación.
- Fírmala electrónicamente con tu certificado digital o el del software.
- Preséntala en FACe (o en el punto de entrada que corresponda).
- Guarda el justificante con el número de registro y la fecha. Ese acuse es tu prueba de presentación y el que arranca el reloj de los plazos de pago.
- Sigue el estado de la factura: registrada, contabilizada, conformada, pagada o rechazada.
Plazos de pago: lo que la ley dice y lo que pasa
La administración dispone de 30 días para aprobar o rechazar la factura, y de 30 días más desde esa aprobación para pagar. Si se pasa, se devengan intereses de demora automáticamente, sin necesidad de reclamación previa por tu parte.
En la práctica hay diferencias enormes entre organismos. Dos consejos que ahorran disgustos:
- Presenta pronto. El reloj corre desde el registro, no desde que hiciste el trabajo.
- Revisa los rechazos rápido. Una factura rechazada por un DIR3 erróneo vuelve al principio del proceso: se presenta de nuevo y el plazo arranca otra vez.
Facturar a la administración y factura electrónica B2B no son lo mismo
Conviene no mezclarlos. Lo que describimos aquí es B2G (empresa a administración) y lleva obligatorio desde 2015. La factura electrónica B2B entre empresas privadas es la que llega con la Ley Crea y Crece, con su propio calendario y sus propios formatos. Que ya factures a un ayuntamiento no significa que estés preparado para el B2B, aunque sí llevas media lección aprendida.
Preguntas frecuentes
¿Necesito certificado digital sí o sí?
Necesitas una firma electrónica válida sobre el fichero. Puede ser tu certificado o el que aporte tu plataforma de facturación.
¿Y si la factura es de 300 €?
Depende del organismo: la ley permite excluir las de hasta 5.000 €, pero muchas administraciones exigen electrónica siempre. Pregunta antes.
¿Puedo presentar en papel si me lo aceptan?
Si el organismo lo admite por estar por debajo del umbral, sí. Pero pierdes la trazabilidad y el acuse automático, que es justo lo que te protege si hay retraso en el pago.
Me han rechazado la factura, ¿tengo que hacer una rectificativa?
No necesariamente. Si el rechazo es por un dato de presentación (un DIR3 mal puesto), se corrige y se vuelve a presentar. La rectificativa es para errores del contenido fiscal.