Qué libros lleva cada perfil
| Perfil | Libros obligatorios |
|---|---|
| Autónomo profesional (estimación directa) | Ingresos, gastos, bienes de inversión, provisiones de fondos y suplidos |
| Autónomo empresarial (directa simplificada) | Ingresos, gastos, bienes de inversión |
| Autónomo empresarial (directa normal) | Contabilidad según Código de Comercio y PGC |
| Autónomo en módulos | Bienes de inversión (y ventas, si el rendimiento se calcula por volumen) |
| Cualquiera sujeto a IVA | Facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión, operaciones intracomunitarias |
| Sociedad limitada | Diario, inventarios y cuentas anuales, actas, registro de socios |
Fíjate en un detalle: los libros de IRPF y los de IVA son mundos distintos y conviven. Un autónomo profesional acaba llevando los suyos de IRPF y, además, los registros de IVA. En la práctica, cualquier software decente los genera de los mismos datos.
Qué hay que anotar en cada asiento
No vale con apuntar el importe. Cada anotación necesita, como mínimo:
- Número de la anotación y fecha.
- Número y serie de la factura (o del documento sustitutivo).
- Nombre y NIF de la otra parte.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA, y retención si la hay.
- Concepto de la operación.
Los apuntes deben ir por orden de fechas, sin espacios en blanco, sin tachaduras y sin saltos. Suena a siglo pasado porque la norma viene de ahí, pero el requisito de fondo sigue vigente: la serie tiene que ser continua y coherente.
La parte que se olvida: legalizar los libros de la SL
Si tienes una sociedad, los libros no solo se llevan: se legalizan. Se presentan telemáticamente en el Registro Mercantil de tu provincia dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Con ejercicio cerrado a 31 de diciembre, la fecha límite es el 30 de abril.
El libro de actas y el registro de socios se legalizan cada año aunque no haya habido movimientos: se presenta en blanco o con la diligencia correspondiente. No hacerlo es una de esas irregularidades que no duelen hasta que hay una inspección, una venta de participaciones o un conflicto entre socios; entonces duelen mucho.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlo todo?
| Norma | Plazo |
|---|---|
| Fiscal (prescripción tributaria) | 4 años |
| Mercantil (Código de Comercio) | 6 años |
| Bienes de inversión (regularización IVA) | Hasta 9 años más en inmuebles |
| Bases imponibles negativas compensables | Mientras puedan compensarse |
Nuestra recomendación práctica: 10 años y en digital. El coste de guardar es ridículo comparado con el de no poder demostrar algo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar los libros en Excel?
A efectos de IRPF e IVA, la ley no exige un formato concreto. Pero cuando te aplique Verifactu, tu facturación deberá salir de un sistema conforme, y eso arrastra al resto del circuito.
¿Los libros hay que presentarlos en Hacienda cada año?
No. Se llevan y se conservan; se aportan si te los requieren. Lo que sí se presenta son los libros mercantiles de la sociedad en el Registro.
¿Y si estoy en el SII?
Entonces tus libros registro de IVA se llevan directamente en la sede electrónica de la AEAT, enviando el detalle de facturación en plazo.
¿Un autónomo tiene que legalizar libros en el Registro Mercantil?
Con carácter general no, salvo que esté inscrito como empresario individual, algo poco frecuente.